Стандартизация работы инженерного отдела

В статье хочу поделиться своим мнением о стандартизации работы инженерного отдела. Мое видение сложилось за долгие годы работы в отделе, учился на своих ошибках и наблюдениях. 

Я придерживаюсь мнения, что каждый инженерный отдел (будь то крупная организация или маленькая проектная фирма) должен иметь свой собственный корпоративный стандарт.

Немного теории

Что такое корпоративный стандарт и зачем он нужен?

Корпоративный стандарт инженерного отдела - это правила и принципы, которые регулируют работу отдела, а также нормативные документы, которые эти правила и принципы закрепляют. Он позволяет воспроизводить заданную технологию работ, помогает выявлять и предупреждать появление типичных ошибок, а также сделать узнаваемым визуальный стиль чертежей именно Вашего отдела и их наполнение (узлы, конструктивные решения, шаблоны, и т.п.). Работники отдела в этом случаи получают уже готовые решения для типовых и повторяющихся задач. Руководитель отдела с помощью корпоративного стандарта получает четко сформулированные и формализованные требования к результатам деятельности отдела.

Нормативные документы (инструкции) отдела — описывают основные процессы, которые существуют в отделе. Они также дают ответы на ряд вопросов: что нужно сделать? когда нужно сделать? кто должен это делать? какой ожидаемый результат? какие ресурсы нужно использовать? и т.п.

Можно обозначить также стандарты, которые определяют и регулируют порядок взаимодействия с коллегами, связанными отделами и клиентами.

Для сотрудника отдела, благодаря прописанным корпоративным стандартам, четко обозначаются требования к корпоративным компетенция и навыкам, которыми он должен обладать.
Также на базе корпоративного стандарта легко можно разработать программу адаптации для новых сотрудников, для максимально-быстрого и эффективного их вовлечения в нормальный рабочий процесс.

 Для чего нужна стандартизация

Когда  компания постоянно развивается и растет, а корпоративного стандарта не имеет, появляется ряд проблем:постоянно повторяются типовые ошибки; при постоянно растущих объемах качество работы падает; время используется не рационально при приеме и обработке заданий, соответственно затраты времени на каждое отдельное задание повышается; четко не прописанные параметры задачи ведут к неточностям в выполнении, соответственно задания по несколько раз переделываются, работа стопорится.

Соответственно, при наличии всех этих проблем, после введения корпоративного стандарта - мы получаем огромный свободный ресурс времени и соответственно рост эффективности работы отдела в целом.

В идеале, корпоративный стандарт необходимо внедрять с самого начала работы отдела. Потом, при необходимости, в процессе работы его  можно корректировать и нужно усовершенствовать. Усовершенствование будет происходить в любом случаи, так как в мире все постоянно меняется и развивается, а использование научного прогресса позволит работать отделу эффективнее и быстрее.

Из чего состоит стандартизация

Рассмотрим на примере инженерного отдела компании, которая занимается производством материалов для строительства:

1. Должностная инструкция (каждый сотрудник отдела должен понимать и знать, что входит в его обязанности и какими навыками он должен обладать)
2. Программа адаптации (вводный инструктаж и материалы для подготовки новых кадров (инструкции, презентации, примеры,...))
3. Бланк-заявка (можно сказать, что это ТЗ (техническое задание))
4. Инструменты для работы (программы, чертежи, типовые узлы, каталоги,...)
5. Структура папок (структура ведения папок и хранения файлов)
6. Стандартизация выполнения чертежей (стиль, настройки программы,...)
7. Выдача результатов (стандартизация ведомостей и чертежей)
8. Плановое обучение (семинары, тренинги,..).

Хочу обратить внимание на то, что в данной статье изложено сугубо личное мнение.

Каким способом можно стандартизировать и  оптимизировать работу инженерного отдела, я изложу в другом сообщении, которое так и назову: Стандартизация и оптимизация работы инженерного отдела. Реализация.